Замещения

Решение позволяет пользователям самостоятельно настраивать замещения без участия администратора.

Описание решения

Наше решение расширяет стандартный функционал замещений в ELMA365, позволяя пользователям самостоятельно назначать заместителей без необходимости привлечения администратора. В зависимости от настроек доступов сотрудники могут настраивать замещения в несколько кликов. Дополнительно предусмотрена опция согласования — можно включить или отключить этот шаг по необходимости. Решение делает управление замещениями удобным, гибким и эффективным.

Решение совместимо с редакциями

Standard
Enterprise

Поддерживаемые языки

Русский

Решение совместимо с типами поставки

SaaS
On-Premises

Инструкция по настройке решения

Первичная установка решения из ELMA365 Store

Для того, чтобы установить решение на стенд, необходимо:

В левом боковом меню перейти в раздел Администрирование → Решения и нажать на кнопку “ + Решения”:

В открывшемся модальном окне выбрать опцию “Скачать”:

В системе отобразится окно “Выберите Решение или Раздел”, в котором представлены все доступные решения для установки из ELMA365 Store. Необходимо найти и выбрать решение “Замещения”:

Для того, чтобы установить пробную версию решения, в открывшемся окне описания решения нажмите на кнопку “Попробовать бесплатно”:

Далее откроется окно импорта решения, в котором необходимо подтвердить действие. После этого Система начнет импортировать решение из Store. При успешном импорте у всех показателей импорта отобразится зеленая галка и станет доступна кнопка “Далее”:

После успешной установки решения отобразится модальное окно “Решение успешно установлено” и кнопка “Закрыть”, на которую необходимо нажать, чтобы завершить импорт:

Первичная установка и настройка решения завершена.

Типы замещений

В ELMA365 существует три типа замещения, которые отличаются набором передаваемых прав:

Информирование— используется, когда нужно просто показать пользователям, что сотрудник отсутствует. Для этого типа указывать замещающего необязательно. Например, когда решение текущих вопросов может подождать или некому передать дела. Если замещающий всё-таки указывается, то он сможет решать текущие вопросы, но не будет иметь доступа к задачам, приложениям или документам отсутствующего сотрудника.
Переназначение задач— при выборе этого типа сохраняется функция информирования. В дополнение замещающему будут делегированы все новые задачи, которые пользователи назначают в системе в период замещения, а также задачи и оповещения из бизнес-процессов.
Полная передача прав— этот тип замещения включает в себя оба предыдущих. В дополнение замещающий временно получает доступ к объектам системы, доступным отсутствующему сотруднику: документам, файлам, разделам и приложениям. Он также сможет увидеть события отсутствующего сотрудника, если ему придёт оповещение или задача со ссылкой на это событие. Исключение составляет раздел “Мой отдел”, доступ к которому не передаётся. Обратите внимание, даже при выборе этого типа замещения сотрудник, который заменяет администратора системы, но не входит в группу Администраторы, не получит доступ к разделу Администрирование, настройкам разделов и приложений и т. д.

При выборе типа замещения мы рекомендуем руководствоваться оргструктурой и внутренними правилами компании.

Создание замещений

Создавать, просматривать, настраивать, редактировать и удалять замещения могут только пользователи, у которых есть доступ к разделу “Замещения”.

Перейдите в раздел Замещенияв левом боковом меню. На открывшейся странице показаны все замещения в системе.

Чтобы добавить новое замещение:

В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку +Замещение;
Заполните форму:

Тип – выберите тип замещения в зависимости от того, какие права вы хотите назначить замещающему. По умолчанию выбран тип “Переназначение задач”.;
Отсутствующий* — укажите сотрудника, который будет отсутствовать;
Замещающий* — укажите замещающего пользователя. Для типа Информирование указывать замещающего необязательно.
Дата начала* и Дата окончания* — установите время начала и окончания замещения. Период замещения не ограничен.

Настройте опции переназначения задач:

Переназначить активные задачи — включите опцию, чтобы назначить замещающему задачи отсутствующего сотрудника, поставленые ему до даты начала замещения. Задачи без указанного срока исполнения или со сроком позже даты окончания замещения не переназначаются;
Переназначить задачи по завершении замещения — выберите Да, чтобы по окончании периода замещения все задачи снова вернулись замещаемому.

Данные опции недоступны, если выбран тип замещения Информирование.

Требуется согласование* – укажите необходимость согласовывать замещение с другими пользователями или группами.

Настройте опции согласования замещения:

Согласующие – укажите в поле пользователей, группы или элементы оргструктуры, которые будут участвовать в согласовании.
Тип согласования – выберите тип согласования (последовательное или параллельное).

Данные опции недоступны, если в поле Требуется согласование указано Нет.
Подробнее о согласовании можно прочитать в разделе “Согласование замещения”.

Нажмите кнопку Сохранить.

Просмотр замещений

В разделе Замещения настроен иерархический справочник, благодаря которому удобно просматривать и находить нужные замещения:

Текущие — все действующие на данный момент замещения;
В плане — все запланированные, но еще не начавшиеся замещения;
Архив — все завершившиеся и прерванные замещения;
Все — все созданные замещения.

Вы можете посмотреть всю информацию о замещении, открыв его карточку. Для этого выберите замещение в списке и нажмите на его название.

Изменить или удалить замещение

Действующее или ещё не начавшееся замещение можно изменить. Для этого откройте его карточку и нажмите кнопку Редактировать.

Обратите внимание, если замещение ещё не наступило, вы можете изменить пользователей, тип замещения, время начала и окончания.

У замещения, которое уже началось, изменить можно только дату или время окончания.

На форме просмотра вы также можете удалить ещё не начавшееся замещение или прервать текущее, нажав на кнопку Удалить или Прервать.

Удалённое замещение нельзя восстановить, информация о нём исключается из системы. Чтобы уведомить сотрудников и передать права отсутствующего пользователя, создайте замещение повторно.

Согласование замещения

Перед тем, как замещение станет действующим, его можно отправить на согласование. Для этого на форме создания выберите значение “Да” в поле “Требуется согласование” и заполните остальные атрибуты:

После создания замещение автоматически отправится на согласование. Указанным пользователям придет задача на согласование.

Согласующий может согласовать или отказать в согласовании. В случае отказа необходимо обязательно заполнить комментарий, после чего статус замещения изменится на “Отклонено”, а информация и комментарий отобразятся в виджете листа согласования.

Если согласующий выбирает опцию “Согласовать”, он может по желанию добавить комментарий и подтвердить согласование. Информация о статусе согласования и комментарии также отобразятся в виджете на форме просмотра замещения.

Оставить заявку

Свяжитесь с нами, чтобы получить решение ‘Замещения’ для ELMA365! Мы предоставим подробную консультацию, установим и поможем настроить решение под ваши бизнес-процессы. Упростите работу вашей команды уже сегодня!